Uma discussão animada no grupo de Whatsapp, alguns posts por curtir no Facebook, novas stories para conferir no Instagram e a caixa de e-mails do trabalho lotada de novas mensagens… Em meio às muitas distrações da era digital e a correria do dia a dia fica difícil sermos tão produtivos quanto gostaríamos.
“Um dos hábitos que mais atrapalham o rendimento dos profissionais de hoje é tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo”, explica Christian Barbosa, especialista em produtividade e autor de “Tríade do Tempo”(2008) e outros livros sobre o assunto.
Existem, porém, algumas práticas que podem tornar a rotina mais agradável e proveitosa. Confira quais são, adote-as o quanto antes e torne-se um profissional mais produtivo (e menos sobrecarregado).
7 passos para ser mais produtivo
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Tenha controle sobre o seu tempo
O primeiro passo para aumentar sua produtividade é analisar no que você está gastando tempo. Reserve alguns dias para monitorar sua rotina antes de tentar mudá-la. “Anotar dias e horários das tarefas é fundamental para mensurar prazos e volume de atividades”, explica o especialista.
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Mantenha o foco
Segundo um estudo do Bureau Nacional de Pesquisas Econômicas dos Estados Unidos, os profissionais multitarefas são menos produtivos do que os outros. Os pesquisadores indicam que, se você quiser combinar duas tarefas, que elas sejam uma de caráter cognitivo e outra um exercício físico, já que o cérebro humano não pode lidar com duas demandas que exigem esforço mental ao mesmo tempo. “Se concentrar em duas ou mais atividades é muito difícil e deixa a pessoa mais vulnerável para a cometer erros”, explica Barbosa.
Dica: foque em concluir uma tarefa por vez e logo conseguirá realizar muitas atividades em sequência.
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Defina suas prioridades
Em algum momento você vai ter mais tarefas para realizar do que realmente pode executar. Determine quais são suas prioridades e, então, coloque-as em prática primeiro.
Dica: liste todas as suas tarefas e começando pelas mais urgentes. Visualizar a ordem do que deve ser feito facilita na hora de colocar em prática.
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Conheça a si próprio
O autoconhecimento é fundamental para se tornar mais produtivo. Para Barbosa, os profissionais devem estar atentos para não acrescentar à rotina afazeres que não podem cumprir.
Dica: antes de aceitar novas tarefas ou cargos, sempre avalie seus próprios limites – e respeite-os!
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Reserve um tempo para novos aprendizados
Em vez de atrasar suas tarefas ou atrapalhar seu planejamento diário porque não domina um assunto ou um equipamento específico, tenha em mente que estudar faz parte da sua rotina e é sempre um ótimo investimento.
Dica: separe um dia para aprender coisas novas, é ganhar tempo em longo prazo.
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Estabeleça um horário para checar mensagens
“Um dos pontos que mais tomam o nosso tempo é o excesso de notificações dos aplicativos e até dos e-mails, que chamam a nossa atenção para os aparelhos eletrônicos e muitas vezes nos distraem”, explica o especialista. “Controlar o uso das tecnologias é um grande desafio porque elas fazem parte do nosso dia a dia”, completa.
Dica: silencie as notificações dos aplicativos, e consulte mensagens e e-mails pessoais apenas no horário estipulado. Pode ser de 30 em 30 minutos, ou de hora em hora, conforme sua necessidade profissional.
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Tenha cuidado com o home office
Segundo pesquisadores da Universidade de Stanford, trabalhar em casa pode aumentar em 12% a produtividade de um profissional. A explicação é a de que o silêncio no ambiente de trabalho e a falta de colegas permitem uma maior concentração. Para Barbosa, trabalhar em casa pode oferecer muitas distrações se o profissional não tomar cuidado. “Um dos desafios para quem faz home office é fazer com que a família entenda que precisa respeitar o profissional e que o expediente está acontecendo”, diz.
Dica: quando for interrompido durante o horário de trabalho, explique que está trabalhando e, se for preciso, mantenha as portas fechadas.
*Fonte: pesquisa deste ano do site americano CareerBuilder
